Come creare un archivio digitale
Creare un archivio digitale: una guida pratica per organizzare i tuoi documenti
Mantenere l’ordine dei propri documenti e la loro conservazione rappresenta sempre un problema, soprattutto se si tratta di documenti cartacei. La digitalizzazione puo’ essere una soluzione utile sia dal punto di vista ambientale che aziendale, poiche’ consente di ridurre gli sprechi e semplifica il recupero dei dati.
In questo articolo ti forniamo una guida dettagliata su come creare un archivio digitale partendo dalla scansione dei documenti cartacei alla loro organizzazione e successiva ricerca sul computer.
Come digitalizzare i documenti
La prima fase consiste nella trasformazione degli originali in formato elettronico. Esistono vari programmi per scannerizzare i fogli sia per Windows che Mac ma anche moltissime app dedicate a smartphones da scaricare gratuitamente attraverso il proprio store. Per scegliere quale strumento adottare e’ bene considerare le diverse parti coinvolt0e nell’utilizzo dello stesso:
- I tempi;
- La facilita’;
- L’esigenza del tipo di impiego: Si deve valutare l’uso della funzionalita’ OCR connessa al software utilizzato allo scopo di permettere al testo acquisito visualizzabile in PDF possibile riferimento futuro.
Le immagini ottenute possono essere salvate in diversi format (JPG-PDF) mentre preferibilmente si ricorre all’associazione OCR (riconoscimento ottico caratteridell’)per la lettura delle scritte che consentiranno poi il ritrovamento veloce del documento.
Se sei alle prime armi potrest utilizzare uno smartphone con fotocamera non troppo datato supportata dal software Microsoft Office Lens, ad esempio. Qua la scansione dei documenti e’ facilissima e intuitiva: si posiziona lo smartphone sopra il documento da digitalizzare in modo che sia ben focalizzato sull’immagine forte poi si puo’ salvare l’immagine o generare un file pdf anche funzionalizzandolo per le proprie note personali.
Il nostro consiglio e’ di evitare approssimativamente le foto degli originali restano costantemente penalizzate dalla qualita’ d’immagine scarsa.
Come ordinare i documenti
Questa fase rappresenta uno tra i moment piu’ difficili nella gestione dell’archivio digitale, ovvero l’organizzazione dei dati acquisiti rispetto all’inventario originale su carta. Per questo motivo bisognera’ calcolarsi del tempo necessario ed attenersi ad una sorta di strategia basata sulla creazione delle cartelle principali secondo element indirizzo adeguatamente identificativo della tipologia prevalente (fornitori/client/produzione interno/dipendenti) al fine di facilitarne una successiva ricostruzione attraverso i nomi delle cartelle successive.Preferibilmente interessante utilizzare nomidocumento-folder.pdf oppure nome_documentofolder.odt f8 pensati perche’ strumentali alla ricerca avente rifermento ai contenuti trovati nei documentiper come la scan detect anche nell’esatta corrispondenza quindicificando meglio dove cercherai gli eventualiccio’ a incontri futuri quantomenodi”ritrovamenti accidentali”.
Come archiviare i documenti
Una volta conclusasi alla miglior maniera possibile queste fasi, si puo’ procedere all’archiviazione degli stessi in un dispositivo digitale esterno o su di un servizio cloud apposito.
I programmi piu’ utilizzati per l’archiviazione dei file sono Dropbox e Google Drive permettono di salvare almeno 2gb singola registrazione gratuitamente. Tuttavia, se hai bisogno di uno spazio maggiore ti consigliamo soluzioni quali OneDrive dell’affidabile Microsoft Officeper garantiti maggiori capacita’ a costi contenuti.
In conclusione, la creazione di un archivio digitale risulta essere la soluzione ideale per conservare i propri documenti in modo efficace, semplificando il loro reperimento e gestendo nel tempo anche grandi quantita’ d’informazioni in maniera organica e piu razionale del classico metodo cartaceo che sempre rappresenta una “continua sfida” per gli impieghi lavorativii. Utilizzandole indicazioni date e’ possibile rendere praticamente intuitiva quanto sopra detto facilitandoci il lavoro quotidiano lavorative.
Un ultimo consiglio sarebbe quello di effettuare copie di sicurezza periodicamente onde evitare diversitudine hardware alle quai potreste incorrere.
Buon Digitalizzazione a tutti!
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