L’articolo fornisce una guida dettagliata su come creare un archivio digitale partendo dalla scansione dei documenti cartacei, alla loro organizzazione e successiva ricerca sul computer. L’autore delinea l’importanza della digitalizzazione sia dal punto di vista aziendale che ambientale. Vengono forniti consigli sulla scelta del formato più adatto per la digitalizzazione (PDF o DOCX), sull’hardware necessario per la scansione (scanner, stampante multifunzione o app per smartphone), e sull’utilizzo dell’OCR per rendere i testi ricercabili e modificabili con software come Word. Viene descritta la procedura disponibile su Windows per scannerizzare un documento, ma vengono anche suggerite altre soluzioni da macOS o smartphone. Il secondo aspetto trattato riguarda l’organizzazione dei documenti all’interno dell’archivio digitale: viene suggerito di creare diverse cartelle e utilizzare nomi file precisi con eventualmente caratteri speciali al posto degli spazi. Infine, viene affrontata la questione dell’archiviazione dei documenti suggerendo di affidarsi a dispositivi d’archiviazione secondari come un hard disk portatile, una chiavetta USB o una scheda SD oppure ai servizi d’archiviazione in cloud offerti da vari provider gratuiti con svariati GB di storage.
Indice:
1) Come creare un archivio digitale gratis
2) Come digitalizzare i documenti
3) Come ordinare i documenti
4) Come archiviare i documenti
