Come salvare un documento Word
Salvare un documento Word con modifiche, password e in diversi formati
Word e’ uno dei programmi piu’ utilizzati per scrivere documenti di vario tipo. Ma come fare quando si vuole salvare il file in diversi formati o proteggerlo dall’accesso non autorizzato? In questa guida completa vedremo come salvare un documento Word considerando tutte le sue funzionalita’.
Salvataggio di base
Il modo piu’ semplice per salvare un documento Word e’ cliccare sul pulsante “Salva” nella barra degli strumenti. Viene aperta una finestra dove possiamo scegliere la posizione del nostro file e dare un nome al documento. Una volta scelto il nome giusto, possiamo tranquillamente premere Salva.
Salvataggio automatico
Per evitare perdite di dati causate da improvvisi blackout o crash del programma, Microsoft ha implementato una funzione di Salvataggio Automatico anche su Word. La funzione permette al software di effettuare periodicamente il backup del lavoro svolto fino a quel momento. Per attivarla basta andare in File -> Opzioni -> Salvaschermo e selezionarla dalla lista proposta.
Formato di Salvataggio
Nella finestra che compare dopo aver dato il nome al file e’ possibile scegliere tra i vari formati disponibili: DOCX (il formato predefinito), PDF, TXT ed RTF; quest’ultimo formato supporta anche le immagini integrate nel testo.
Ogni formato ha caratteristiche diverse: ad esempio se scegliamo PDF potremmo evitare eventualmente problemi legati alla compatibilita’ delle versioni precedenti della suite Microsoft Office oppure garantire maggiore sicurezza all’interno dell’archivio dati.
Versione online dell’applicazione
È possibile utilizzare una versione di Word online, senza bisogno di installare il programma sul proprio computer. Cio’ significa che i documenti saranno salvati su OneDrive, il servizio cloud Microsoft dedicato al salvataggio dei file. L’accesso dal browser puo’ essere effettuato sia da pc che da smartphone o tablet.
In questo caso l’utilizzo della funzione Salva Automatico diventa ancora piu’ importante: infatti la perdita del collegamento internet potrebbe causare disconnessioni improvvise e quindi la perdita dei dati inseriti.
Protezione del documento con password e limitazioni alle modifiche
A volte per evitare che i nostri documenti siano accessibili a tutti e’ opportuno proteggerli mediante password. Per fare cio’ basta accedere alla voce “Proteggi Documento”, in basso nella finestra “Salva come”. Una volta selezionata questa opzione, si aprira’ una nuova finestra dove sara’ possibile impostare due tipologie di protezioni: quella con password (per impedire l’apertura del documento) ed eventualmente quella con limitazioni alle modifiche.
Per le limitazioni alle modifiche e’ possibile scegliere tra tre diverse opzioni: nessuna modifica consentita; solo commenti; formattazione, fermo restando l’impossibilita’ di eliminare parti interne del testo.
Eliminazione delle revisioni prima del salvataggio
Quando si lavora in team sullo stesso documento possono capitare momenti in cui ciascun componente apporta le proprie revisioni al lavoro degli altri. In questi casi dobbiamo tenere presente che tali informazioni restano nascoste all’interno del documento, ma possono essere visualizzate tramite l’apposita funzione “Revisioni” nella barra degli strumenti. Per eliminare le revisioni e salvare il file pulito basta selezionare la voce “Elimina Revisioni”, sempre accessibile dalla finestra di salvataggio.
Esportazione in PDF o immagine
Se vogliamo esportare il nostro documento Word in un formato diverso dal DOCX possiamo scegliere tra quelli disponibili nella sezione “Salva come”. Nella maggior parte dei casi viene scelto il formato PDF per garantire maggiore compatibilita’ con altri programmi. In alternativa e’ possibile esportarlo come immagine (JPG, PNG..ecc), utilissima soprattutto se si vuole inserire facilmente una pagina del testo su una presentazione PowerPoint.
In sintesi abbiamo visto tutte le opzioni a disposizione per salvare al meglio i nostri documenti Word: dai formati di salvataggio alle protezioni con password fino alla rimozione delle eventuali revisioni effettuate da altri utenti. Con queste funzionalita’ non dovremmo avere piu’ problemi nel gestire i nostri lavori e poterli condividere online senza preoccuparci della loro sicurezza.
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