Come fare Stampa unione
Stampa unione: Guida completa alla creazione di documenti personalizzati
La funzione “Stampa unione” di Word e’ uno strumento molto utile per la creazione di documenti personalizzati. Con questa funzionalita’, infatti, e’ possibile scrivere l’elaborato una volta sola e aggiungere dei campi variabili da importare da un file .csv, Excel, HTML o database. In questo modo si possono creare molteplici copie del documento con i dati corrispondenti a ciascun destinatario.
Ma come si utilizza la Stampa unione su Word? E quali sono le istruzioni passo-passo per collegare il documento con l’origine dei dati e creare i documenti personalizzati?
Innanzitutto bisogna aprire il documento in cui si vuole inserire la Stampa unione e selezionare la scheda “Mailing” nella barra degli strumenti. Qui troviamo diverse opzioni tra cui “Start Mail Merge”, che consente di scegliere il tipo di documento che vogliamo creare (lettere, etichette, email), e “Select Recipients”, che ci permette di selezionare l’origine dei dati (file .csv oppure Excel).
Una volta scelta l’origine dei dati dobbiamo collegarla al nostro documento tramite la funzione “Insert Merge Field“. Questo ci consente di inserire i campi variabili all’interno del testo (ad esempio nome, cognome o indirizzo). Una volta completata la procedura possiamo visualizzare il risultato finale attraverso l’apposita icona nella barra degli strumenti.
È importante sapere che e’ possibile escludere alcuni elementi dalla stampa (ad esempio una riga di intestazione o un campo vuoto) e effettuare modifiche a singoli documenti. Infatti, dopo aver creato il documento personalizzato possiamo apportare le modifiche desiderate tramite la funzione “Edit Individual Documents”.
Ma la Stampa unione non e’ disponibile solo su Word: anche LibreOffice Writer offre questa funzionalita’ (chiamata “Stampa in serie”). Tuttavia, ci sono dei requisiti necessari per utilizzare questa opzione. Ad esempio bisogna avere installato Java sul proprio computer e disporre di un’origine dati compatibile con LibreOffice.
Infine, per poter utilizzare Excel come origine dei dati nella Stampa unione e’ importante formattare correttamente le cartelle di lavoro. In particolare bisogna inserire i campi variabili nelle celle appropriate (senza interruzioni o spazi aggiuntivi), specificare bene i nomi delle colonne e assicurarsi che non vi siano duplicati.
In conclusione, la funzione “Stampa unione” e’ uno strumento molto utile per creare documenti personalizzati senza doverli scrivere piu’ volte da zero. Con questi semplici passaggi si possono generare molte copie del medesimo documento con pochi clic!
#StampaUnione #Word #documentipersonalizzati #campivariabili #filecsv #Excel